Auswirkungen von Corona auf die Projektarbeit – ein Rück- und Ausblick

VON CAROLIN BRINKMANN UND NATASCHA HOHENBÜHLER

2020 – es war ein einschneidendes Jahr für alle. Die Corona Pandemie hat sich auf nahezu alle Lebensbereiche ausgewirkt und neben privaten Einschränkungen änderte sich die Situation für Unternehmen – auch für uns als Beratungsunternehmen. Plötzlich gehörten Maskenpflicht und Abstandsregelungen zum Alltag, viele Mitarbeiter wurden ins Homeoffice geschickt und die klassische Face-to-Face Projektarbeit beim Kunden vor Ort wurde digital.

Die Pandemie wird uns voraussichtlich auch in den kommenden Jahren beschäftigen. Es gibt viele offene Fragen: Wie wird sich das Beratungsumfeld langfristig verändern? Vor welchen Herausforderungen standen wir und werden wir stehen? Welche Umgestaltungen kommen auf uns zu?

Corona hat die bisherigen Arbeitsweisen vieler Unternehmen auf die Probe gestellt. Wir von SHC waren dafür infrastrukturell bereits gut aufgestellt. Als Beratungsunternehmen sind wir viel bei den Kunden vor Ort, arbeiten auch in der Bahn und im Flugzeug. Dafür hat jeder Mitarbeiter eine solide technische Grundausstattung wie Laptops und Handys, um das Arbeiten von überall aus effektiv zu ermöglichen. In den vergangenen Jahren digitalisierten wir unsere Prozesse. Anfang 2020 haben wir zusätzlich unsere IT-Infrastruktur auf Cloud Services umgestellt, um jederzeit von überall gemeinsam und effizient an Projekten arbeiten zu können. Der Datenschutz ist in diesem Zusammenhang ein sehr wichtiger Aspekt. Anfang des Jahres durchlief unser gesamtes Team eine ausführliche Datenschutzschulung.

Auch die Arbeit im eigenen Büro hat sich mit Corona verändert – durch die Hygienerichtlinien wurden die Anzahl an Mitarbeitern pro Büroraum begrenzt, die meisten Mitarbeiter wurden ins Homeoffice geschickt. Die Arbeit im Homeoffice stellte uns vor neuen Herausforderungen. Der persönliche Kontakt zu anderen Mitarbeitern in der Firma sowie innerhalb der Projektteams wurde stark eingeschränkt. Die Kommunikation erfolgte nahezu nur noch digital, z.B. via Microsoft Teams. Der Kalender war gefüllt mit Terminen für Video Calls und viele standen vor der Herausforderung, neben den vielen Telefon- und Videokonferenzen ihre tägliche Projektarbeit zu schaffen. Es hat sich gezeigt, dass die eigene Selbstorganisation und Motivation besonders wichtig ist. Ein effizientes Zeitmanagement und die Priorisierung von Themen hat uns geholfen, die Projektarbeit und den hohen Abstimmungsbedarf zu bewältigen. Darüber hinaus haben wir Arbeitsblöcke mit Fokuszeit für das eigene Arbeiten reserviert. Diese neue Art der digitalen Projektarbeit wird uns auch in der Zukunft weiterhin begleiten.

Durch die zügige Umstellung auf das Homeoffice kam in den letzten Monaten der persönliche Kontakt meistens zu kurz. SHC hat hierbei erfolgreich auf folgende Kommunikationsstrategien gesetzt: Es gab regelmäßige Update Calls am Morgen, um sich auszutauschen und von den wichtigsten Projekten und deren aktuellen Arbeitsstand zu berichten. Ein bei uns bereits lang implementiertes Tool ist der wöchentliche Projektstatus-Call, bei dem es aus allen Bereichen kurze Updates gibt. Außerdem gab es einen regelmäßigen Austausch von den Vorgesetzten mit jedem einzelnen Mitarbeiter.

Die Situation war für alle Unternehmen, auch für unsere Kunden, gänzlich neu. Alle Projektbeteiligten mussten sich erst auf die neue Situation einspielen. Insgesamt hat die Projektarbeit mit den Kunden weiterhin sehr gut funktioniert – virtuelles Arbeiten und Videokonferenzen haben ermöglicht, alle Projekte erfolgreich umzusetzen. Wir gehen davon aus, dass es ein Umdenken in der klassischen Projektarbeit geben wird und sich die Digitalisierung verbunden mit Remote Work in unserer Projektkultur immer mehr durchsetzt. Dadurch können viele unnötige Reisen vermieden werden. Dies spart Kosten, Zeit und reduziert die Belastung der Umwelt.

Eine große Herausforderung, vor der wir 2021 stehen, ist der Aufbau neuer Kundenbeziehungen. Aufgrund der Corona Pandemie sind im letzten Jahr viele Fachveranstaltungen, Messen und Kongresse ausgefallen. Das persönliche Kennenlernen auf solchen Veranstaltungen ist für uns sowie auch für viele andere Beratungsunternehmen für die Projektakquise essenziell wichtig. 2021 wird für die Projektakquise die Arbeit im eigenen Netzwerk und deren Ausbau nochmals enorm an Bedeutung gewinnen. Ein wachsendes Netzwerk und der damit verbundene Zugriff auf eine zunehmende Anzahl von Unternehmen hilft uns, auch in diesem Jahr erfolgreich Projekt akquirieren und realisieren zu können. Die Voraussetzung dafür ist, die Bedürfnisse seiner Kunden zu kennen. Neben der Kaltakquise hat durch die Corona Pandemie die Pflege und Vertiefung bestehender Kontakte stark an Bedeutung gewonnen. Unsere bestehenden Kundenbeziehungen sind somit enger geworden als zuvor.

Das Geschäftsrisiko ist durch Corona in vielen Branchen sehr hoch. Viele Unternehmen haben ihre Geschäftsmodelle überdacht und der neuen Entwicklung angepasst. Auch wir haben uns durch die Corona Pandemie wiederholt verstärkt mit unserer Beratungsstrategie auseinandergesetzt und die Effizienz analysiert.  Bereits in den Vorjahren haben wir Projekte initiiert, die laufend wiederkehrende Erträge generieren. Im Jahr 2020 haben wir mit SHC+Care erfolgreich solch einen Geschäftsbereich aufgebaut. In diesem Jahr wie auch in den kommenden Jahren werden wir uns den aktuellen Herausforderungen dieser Zeitqualität stellen und das „Recurring Revenue Management“ implementieren. Wir gehen mit der Zeit und stellen uns langfristig auf die Digitalisierung aller Arbeitsprozesse und auf einen neues Arbeits-Selbstmanagement ein.

Wir empfehlen allen Unternehmen, ihre Firmenstrategie regelmäßig zu reflektieren und ihre Geschäftsmodelle zu hinterfragen und sich auf die neue Zeitqualität einzustellen. So lassen sich Risiken und Potentiale rechtzeitig erkennen. Neu entstehende Wachstumsmärkte bieten auch neue Chancen, die es zu nutzen gilt und die vor der Krise schützen. Den Fokus auf den Ausbau bestehender Kundenbeziehungen zusetzen, hilft, die Loyalität der Kunden zu erhöhen und an das Unternehmen zu binden. Wer seine Netzwerke intensiviert nutzt und effektiver gestaltet, kann sowohl neue Kunden finden als auch neue Märkte erschließen. Wichtig ist, die Bedürfnisse des Marktes genau zu analysieren und den richtigen Zeitpunkt zu bestimmen. Fachexpertisen sind somit eine Möglichkeit, sich auf den Markt einzustellen und neue Kunden zu akquirieren.

„Social Media“ wird immer wertvoller für alle Bereiche. Gerade in den sozialen Medien, wie Facebook, Twitter, Instagram, Tik Tok etc., können neue Kunden auf die eigene Firma aufmerksam gemacht werden – ob über Expertisen, spannende Posts in B2B Bereich, z.B. über Linkedin, qualifizierte kundenorientierte Inhalte und begeisternde Werbekampagnen im B2C Bereich. Wir setzen den Fokus auch auf fachliche Artikel, um mit Expertisen einen breiten Kundenstrom zu erreichen.

Ausblick in die Zukunft

Aufgrund der aktuellen Situation werden, wie bereits ausgeführt, Beratungsunternehmen vor völlig neuen Herausforderungen stehen. Diese Branche sollte sich schnellstmöglich auf den Prozess der Digitalisierung des Marktes einstellen und diesen sowohl im Innen- als auch im Außenverhältnis umsetzen. Beratungsunternehmen sind nach wie vor von großer Bedeutung für kleine, mittelständische und  große Unternehmen aller Branchen. Sie sind vom Markt nicht wegzudenken, weil auf fachliche Kompetenz in der Unternehmensführung und der Entwicklung von Managementstrategien kaum ein Unternehmen verzichten kann. Doch ist dabei mit Sicherheit zu berücksichtigen, dass der Wettbewerb der Firmen untereinander und auch der Erfolgsdruck zunehmen wird. Die Lösung für ein jedes Beratungsunternehmen ist in folgenden Entscheidungen zu finden:

  1. Vernetzung mehrerer Firmen zu einer größeren Einheit, um ein breiteres Sortiment anzubieten und wettbewerbsfähig zu bleiben
  2. Vernetzung aller Mitarbeiter des Unternehmens mit modernster Technik
  3. Flexibilität in der Arbeitsweise: Es ist wichtig flexibel zu bleiben, regelmäßig zu reflektieren und das Geschäftsmodell regelmäßig zu überprüfen und zu überdenken.
  4. Ortsunabhängiges Arbeiten
  5. Zügige Digitalisierung aller Arbeitsabläufe und -Prozesse
  6. Gemeinschaftsorientierte Organisation: Potentiale in Gemeinschaften bündeln; Gemeinschaften suchen, nicht nur einzelne Kunden; Organisationen etc.
  7. „Recurring Revenue Management“
  8. Zukunftsorientiertes Denken und Handeln: Expertisen; Fachanalysen; Soziologische Entwicklungsanalysen
  9. Neue Strategien bei der Pflege von bestehenden Kundenkontakten und der Gewinnung von Neukunden: Im Beratungsfeld ist ein Umdenken bezüglich Reisen zu Kunden zu erwarten – man wird hinterfragen, ob wirklich jede Reise nötig ist oder auch vor Ort gearbeitet werden kann.
  10. Effektivität, Umdenken und Neuorientierung in der Planungsphase: Komplementär zur Beratung können passende Produkte angeboten und neue Geschäftsfelder erschlossen werden. Ein sehr positives Beispiel dafür ist SHC+CARE. SHC hat seine Expertise im Gesundheitswesen genutzt und ist nun einer von vier Anbietern von Heilberufsausweisen und Praxiskarten und bietet mit dem SHC+CARE Portal ein attraktives Angebot für alle heilenden Berufe.

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